Но зачем управлять ключами? На территории огромного завода или фабрики порой трудно контролировать ключи. Особенно, если на предприятии десятки и сотни дверей и замков, и ключи постоянно «мигрируют» от пользователя к пользователю. Нужно быть полностью уверенными в том, что к ключам нет доступа неавторизованным пользователям, равно как знать, у кого находится ключ в данный момент, когда он был получен и как долго используется. И для этих целей не всегда подходит вахтер с журналом. Неэффективность обыкновенного журнала особенно заметна, когда в процесс приема-передачи ключа включается человеческий фактор. Представим, что ключ взяли на вахте, но забыли отметить это в журнале. Или, что ещё хуже, ключ не вернули на вахту и в итоге он потерялся.
В качестве примера можно взять тройку крупнейших в стране операторов связи. У «большой тройки» в одной только столице более 15 000 базовых станций и вышек связи. И каждую вышку или станцию нужно обслуживать и защищать от вандализма или воровства. Так как каждый объект включает некоторое количество ключей и замков, приходится контролировать, у кого находится ключ от того или иного замка. И каждый утерянный ключ несёт потенциальную угрозу безопасности.
Предложенная британской компанией электронная ключница помогает понять, кто последним использовал ключ. Ответственному лицу выдается индивидуальный код или карта, либо регистрируется отпечатки пальцев пользователей, и при вводе данных система регистрирует сотрудника, взявшего ключ. Тем самым, при приеме-передаче ключей исключается человеческий фактор: ключницу нельзя упросить, заболтать, она всегда – строгий и молчаливый страж.
Система позволяет настроить доступ на получение ключей удалённо и точечно. Тем самым, компания «держит руку на пульсе», если нужно сменить подрядную организацию и перекроить карту доступа на объект. Или же, бывает так, что раньше на объекте ремонт и обслуживание производила одна организация, а теперь их две, и нужно разделить доступ, если для проведения ремонтных работ нужны одни ключи, а на обслуживание – другие. Также можно мгновенно открыть доступ, если ключи понадобились внезапно. Вообще, электронная ключница обладает огромным набором возможностей. Так, по возвращению ключа можно ввести в программу полезную информацию, например, об имеющихся неисправностях и необходимом ремонте. В случае записи о серьезной неисправности, ключ может быть заблокирован для всех, кроме сервис-менеджера.
Также, можно косвенно контролировать исполнение обязательств подрядчиками. Ведь если ключ был выдан, скорее всего, бригада выезжала на объект. В итоге, компания, управляющая ключами подобным образом, получает в своё распоряжение постоянный и полный контроль любого из них. Электронная ключница может делать большое количество отчетов разного типа, которые позволяют автоматизировать производственные нужды. Контролируя ключи, компания контролирует здания, сооружения, транспорт, ящики и шкафы. Система может оповестить ответственного менеджера по почте или с помощью смс о тревожной ситуации. Более того, данные, записанные в ключнице, могут быть использованы для учета и контроля рабочего времени. Если запрограммировать систему определённым образом, она не даст вынести ключ с территории предприятия. Наконец, несколько ключниц могут быть соединены в одну сеть. То есть, электронная ключница, как система интеллектуального управления, даёт возможность не только отслеживать ключи, но и использовать в работе компании системные отчеты. Разработчики отмечают, что система управления такого типа может быть модернизирована до интеллектуальной камеры хранения, с помощью которой можно контролировать дорогостоящее имущество и оборудование компании.
